Informatie voor organisaties

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren. Deze organisaties moeten zich aan de regels in deze nieuwe verordening houden. Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als in mappen op een plank. Ook deze laatste moeten voortaan veilig worden opgeborgen zonder dat vreemden daar bij kunnen.

De AVG en vrijwilligersorganisaties

Waarom een VOG?
Het is belangrijk dat vrijwilligers die met kwetsbare mensen werken een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Dit is een verklaring waaruit blijkt dat iemand geen strafblad heeft of dat het strafblad geen bezwaar vormt voor het uitoefenen van een bepaalde functie. Met zo’n verklaring toont de vrijwilliger aan dat hij niet veroordeeld is voor ernstige delicten, zoals een zeden- of geweldsdelict. Bovendien maak je met het aanvragen van VOG’s het onderwerp veiligheid bespreekbaar binnen je organisatie en geef je ook een signaal af dat je werk maakt van veilig vrijwilligerswerk.

Hoe werkt een VOG?
Justis screent personen die een VOG aanvragen en geeft de VOG's af. Dankzij de Regeling Gratis VOG is het aanvragen van VOG's voor vrijwilligers kosteloos. Jullie organisatie hoeft alleen eHerkenning aan te schaffen en de vrijwilliger moet DigiD gebruiken bij de aanvraag.

Werken er vrijwilligers bij jullie organisatie die elders in de wereld zijn geboren en getogen? Houd er dan rekening mee dat het VOG wordt afgegeven op basis van alleen Nederlandse justitiële en politiegegevens.

Wat zijn de voorwaarden voor gratis VOG
Op de website gratisvog.nl is een filmpje te zien waarin te zien is aan welke voorwaarden jullie organisatie moet voldoen om in aanmerking te komen voor de Regeling.

Deze regeling voor een gratis VOG is een initiatief van het ministerie van Veiligheid en Justitie.

Op 1 juli 2021 moeten alle verenigingen en stichtingen voldoen aan de nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR).

Doel WBTR
De WBTR is bedoeld om wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer, misbruik van positie en andere ongewenste activiteiten binnen besturen te voorkomen. Het gaat over de positie en plichten van bestuursleden en toezichthouders en hun aansprakelijkheid. Maar ook over financieel beleid en goedkeuring van uitgaven, procedures bij grote uitgaven of investeringen en regels omtrent belangenverstrengeling.

De WBTR zorgt voor minder gedoe in je vereniging. Het behoedt huidige bestuursleden voor persoonlijke aansprakelijkheid én laat nieuwe bestuursleden zien dat zaken goed op orde zijn. Veel organisaties vragen zich af welke gevolgen de WBTR heeft voor het bestuur en wat in de statuten aangepast moet worden. Hierop is geen eenduidig antwoord te geven. Het hangt af van hoe het bestuur en het toezicht op het bestuur binnen een organisatie is vormgegeven en wat in de statuten staat.

Statutenwijzigingen?
Wanneer het noodzakelijk is dat de statuten moeten worden aangepast, hoeft dat niet voor 1 juli te gebeuren. Statutenwijzigingen kunnen nog tot 5 jaar na invoering van de WBTR gedaan worden. In die tijd gaat de Wet boven de eigen statuten.

Checklist
De WBTR vraagt meer dan alleen het aanpassen van de statuten. Het is ook bedoeld om de kwaliteit van besturen te verbeteren. NOV heeft een korte checklist gemaakt voor verenigingen en stichtingen om te zien wat de gevolgen van de WBTR voor de organisatie zijn. De checklist geeft aan wat er aangepast moet worden, maar niet hóe bepaalde zaken aangepast moeten worden. Daarvoor is namelijk een stappenplan ontwikkeld.

WBTR stappenplan
Het Instituut Verenigingen Branches en Beroepen (IVBB) heeft een WBTR-stappenplan ontwikkeld om verenigingen en stichtingen te ondersteunen. Met uitvoering van dit stappenplan kunnen organisaties aan de nieuwe Wet gaan voldoen. Het is ontwikkeld door een team van deskundigen die veel kennis en ervaring hebben met verenigingen en stichtingen.

Het stappenplan is vooral van waarde voor kleinere verenigingen met vrijwillige bestuursleden. Deze krijgen allemaal te maken met de invloed van de nieuwe wet op hun werk en aansprakelijkheid Door afspraken en regels goed vast te leggen, wordt het risico geminimaliseerd. Dat is goed voor zittende, maar ook voor toekomstige bestuursleden. Kijk hier voor meer informatie.

Met deze kortingscode via de NOV kun je met 50% korting gebruik maken van het stappenplan. https://www.nov.nl/nieuws+en+blogs/1916299.aspx

Kortingscode voor gebruik stappenplan
Indien besturen gebruik willen maken van dit stappenplan, vraag dan eerst een kortingscode aan bij VIP! Tynaarlo.

Meer uitleg?
Bekijk de opname van de webinar Aa en Hunze over de WBTR.

De Alcoholwet vervangt per 1 juli 2021 de Drank en Horecawet. In de Alcoholwet zijn een aantal wijzigingen opgenomen die ook consequenties hebben voor organisaties. Organisaties die alcoholhoudende dranken schenken/verkopen in een eigen kantine, soosruimte of andere ruimte moeten een vergunning bij hun gemeente aanvragen.

Aan deze vergunning zijn een aantal voorwaarden verbonden:

• De organisatie moet beschikken over twee leidinggevenden met een verklaring voor Sociale Hygiëne .
• De verkoop & het schenken van alcohol wordt alleen gedaan door barvrijwilligers die een korte Instructie Verantwoord Alcohol schenken hebben gevolgd en/of door een leidinggevende.
• Er is een bestuursreglement. Die is aanwezig in de barruimte.
• Er zijn huisregels. De schenktijden zijn daarin in opgenomen. De schenktijden zijn zichtbaar opgehangen in de barruimte.

Wat betekent dit voor de buurt- en dorpshuizen? 
In het kort bestaan de inhoudelijk wijzigingen uit:

• Prijsacties met meer dan 25% korting zijn niet langer toegestaan
• Regels voor verkoop van alcohol op afstand
• Strafbaarstelling volwassenen die alcohol doorgeven aan minderjarigen
• Uitzondering strafbaarstelling 16- en 17-jarige testkopers in het kader van toezicht
• Uitzondering strafbaarstelling 14- en 15-jarige VMBO leerlingen in het kader van een horecastage
• Grondslag voor onafhankelijke positie en vergoeding Landelijke Examencommissie
• Intrekken Besluit eisen inrichtingen DHW
• Veranderen van de naam van de wet in Alcoholwet

Meer informatie gewenst? Bekijk de sites van: Platform Vrijwillige Inzet en Dorpshuizen.nl  

Op de website van het NOV staan de meeste gestelde vragen over het schenken van alcohol binnen vrijwilligersorganisaties en waaraan zij moeten voldoen.

Collectieve Verzekering Vrijwilligers Tynaarlo

Nederland kent ongeveer vier miljoen vrijwilligers. De gemeente Tynaarlo heeft daarom twee verzekeringspakketten (BasisPolis en de PlusPolis) afgesloten, die de risico’s van vrijwilligerswerk zo goed mogelijk afdekt. Voor iedere vrijwilliger die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend.

Iedereen verzekerd
Alle vrijwilligers zijn verzekerd: ongeacht hun leeftijd; ook bij eenmalige activiteiten; geen minimum aantal uren; ook bij kerkelijk werk en buurtactiviteiten. De VNG Vrijwilligersverzekering verzekert binnen Europa vrijwilligers en mantelzorgers die werken in of vanuit Nederland. Maar ook maatschappelijke stages van scholieren vallen onder vrijwilligerswerk .In Nederland doen ruim 4 miljoen vrijwilligers op allerlei gebied belangeloos werk, zoals: Vrijwilligers bij sportverenigingen, Voorleesouders op basisscholen, Collectanten voor goede doelen, Vrijwilligers die koffieschenken in een verzorgingstehuis. En niet te vergeten het groeiend aantal mantelzorgers. Wel verzekerd :Vrijwilligers en mantelzorgers bij hun werk voor aansprakelijkheid en ongevallen. Maatschappelijke stages van scholieren. Vrijwilligerswerk als onderdeel van gemeentelijke tegenprestatie.

Niet verzekerd: Aansprakelijkheid voor het gebouw, Werkgeversaansprakelijkheid, Vrijwillige brandweerleden en vrijwillige politiemedewerkers Verenigingen van Eigenaren (VvE). Het gaat hier om een privé belang, geen maatschappelijk belang. Reizen naar gevaarlijke oorden zijn niet gedekt.

Basis en Pluspolis 
Verzekeringspakket BasisPolis: Ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering voor VrijwilligersAansprakelijkheidsverzekering voor VrijwilligersPlusPolis: Aansprakelijkheidsverzekering voor RechtspersonenBestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor VrijwilligersVerkeersaansprakelijkheidsverzekering voor RechtspersonenRechtsbijstandverzekering voor Vrijwilligers.

De gemeente Tynaarlo neemt het meest uitgebreide pakket af van de verzekeraar; dus de BasisPolis én de PlusPolis. Eenvoudig, gemakkelijk en zonder registratie. Deze verzekeringspakketten bieden een zeer ruime dekking. Een bijkomend voordeel is dat er geen administratie of registratie van de vrijwilligers nodig is.

Schadevoorbeelden bij verzekering Aansprakelijkheidsverzekering Vrijwilliger: Vrijwilliger stoot dure vaas om tijdens collecteren. Ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering Vrijwilliger: Vrijwilliger helpt met het schilderen van het clubhuis en valt van de trap Aansprakelijkheidsverzekering rechtspersonen: Vrijwilligersorganisatie wordt aangesproken omdat een vrijwilliger schade heeft toegebracht aan derden. Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor Rechtspersonen: Vrijwilliger Wim zit als voorzitter in het bestuur van de voetbalvereniging. De penningmeester koopt voor in de bestuurskamer een dure lederen bank, terwijl de voetbalclub dat helemaal niet kan betalen. De leverancier van de bank legt een claim neer bij het bestuur. Elk bestuurslid wordt in zijn privé-vermogen aangesproken, doordat ze onvoldoende toezicht hebben gehouden in de clubkas. Verkeersaansprakelijkheidsverzekering voor Rechtspersonen: Vrijwilliger Ingrid bezorgt voor de lokale ouderenstichting maaltijden aan huis. Dit doet ze met haar eigen auto. Tijdens het bezorgen van een warme maaltijd bij een oudere dame botst ze met haar auto tegen een paal.

De auto blijkt zwaar beschadigd. Lees meer over de verzekering van Centraal Beheer Achmea.

Schade en dan?
In 5 stappen ziet u hoe schades gemeld en afgehandeld worden:

1. VERZEKERINGSCHECK
Een vrijwilliger checkt eerst of hij de schade kan melden op een eigen verzekering of op een verzekering van de organisatie. Kan dat? Dan meldt hij de schade bij die verzekeraar. Kan dat niet? Dan meldt de vrijwilliger de schade bij de gemeente met een digitaal schademeldingsformulier. Dit formulier kan hij via de site van zijn gemeente of van het vrijwilligerssteunpunt downloaden.

Let op: Schade in de vorm van letsel door een ongeval kan direct bij de gemeente gemeld worden! De vrijwilliger meldt schade/letsel direct met het digitale schadeformulier bij de gemeente. De schadeafhandeling gebeurt vanaf dat moment zoals beschreven vanaf stap 4. Raakt een vrijwilliger door een ongeval arbeidsongeschikt, blijvend invalide of overlijdt hij? Dan keert de Ongevallenverzekering eenmalig een bedrag uit. De gemeente heeft bij het regelen van de VNG Vrijwilligersverzekering aangegeven welk bedrag dat bij overlijden moet zijn.

2. VRIJWILLIGER DOWNLOADT FORMULIER
Download hier het formulier om de schade te melden en stuurt het ingevulde formulier naar de gemeente Tynaarlo. Gemeente Tynaarlo,  Gemeentelijke Vrijwilligersverzekering VNG, Kornoeljeplein 1 9481 AW Vries

3. GEMEENTE MELDT SCHADE
De gemeente meldt de schade digitaal bij Centraal Beheer. Schadebehandeling Een schadebehandelaar van Centraal Beheer neemt de schade in behandeling. Na de melding neemt de schadebehandelaar rechtstreeks contact op met de vrijwilliger of de organisatie.

4. DE SCHADEBEHANDELAAR
De schade regelt rechtstreeks met de benadeelde. Is er twijfel of Centraal Beheer de schade moet afhandelen? Dan overlegt de schadebehandelaar altijd met de vrijwilliger of de organisatie.

5. AFHANDELING SCHADE
Als de schade met de benadeelde is afgehandeld, informeert Centraal Beheer: degene die de schade gemeld heeft, als dat iemand anders is dan degene die de schade had; de gemeente; omdat zij de VNG Vrijwilligersverzekering gesloten heeft en de schade op die verzekering is afgehandeld.

Voldoende vrijwilligers is voor elke organisatie een belangrijke basis om je doelen te realiseren. Het betrekken van nieuwe of andere vrijwilligers vraagt tijd en aandacht. Daarbij gaat het natuurlijk over de zoektocht naar die nieuwe gezichten, maar ook over wat de invloed van deze nieuwe gezichten op je bestaande organisatie is. 

Het NOV (Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk) geeft veel zowel algemene informatie over werving als informatie en inspiratie over specifieke doelgroepen.

Voor veel vrijwilligersorganisaties is het vinden en binden van vrijwilligers een regelmatig terugkerend actiepunt.

De quickscan van Movisie is een instrument waarmee stap voor stap nagegaan kan worden hoe een vrijwilligersorganisatie of afdeling vrijwilligers vindt en bindt en hoe dit verbeterd kan worden.

HOE GEEF JE VRIJWILLIGERS ERKENNING, WAARDERING EN BELONING? ZELF VINDEN VRIJWILLIGERS ‘DANK JE WEL’ VAAK AL GENOEG. MAAR ALS JE VRIJWILLIGERS WILT BEHOUDEN, MOET JE MEER DOEN.

Voor vrijwilligers horen erkennen, waarderen en belonen bij elkaar. Het gaat ze niet om een materiële vergoeding zoals een cadeautje, kerstpakket of tegoedbon. Deze vorm van beloning is leuk meegenomen maar niet de reden dat iemand vrijwilligerswerk doet. De beloning die vrijwilligers willen, ligt op een ander vlak. Het heeft te maken met erkenning en waardering. In het eenvoudige ‘dank je wel’ komen ze in feite alle drie samen. Door aandacht te besteden aan erkenning en waardering kun je vrijwilligers belonen en behouden. Dat kan op verschillende manieren.

LET OP MOTIVATIE
Uit verschillende studies blijkt dat je vrijwilligers kunt belonen door tegemoet te komen aan hun motivatie. Het gaat daarbij om de intrinsieke motivatie. De intrinsieke motivatie is voor iedere persoon anders. Voor de een gaat het om kennis en ervaring opdoen, voor de ander om het uitbouwen van het eigen netwerk of een zinvolle dagbesteding. Hoe weet je als organisatie wat de intrinsieke motivatie is van een vrijwilliger? De kortste route is: ernaar vragen en ook dóórvragen, bijvoorbeeld via de vrijwilligers tevredenheidstoets. Door in te spelen op die motivatie, kun je vrijwilligers belonen en langer behouden.

METEEN BELOOND
Er is verschil tussen directe en uitgestelde beloning. Bij directe beloning is er sprake van een korte tijd tussen de vrijwillige inzet en de beloning. Denk bijvoorbeeld aan noodopvang van vluchtelingen. Vrijwilligers ontvangen meteen dankbaarheid van de mensen die worden opgevangen. Vrijwilligerswerk dat een directe beloning oplevert, is aantrekkelijk voor vrijwilligers. Hoe groter de dankbaarheid, hoe groter de beloning. Mensen die hiervoor kiezen, doen vaak vrijwilligerswerk voor korte tijd.

UITGESTELDE BELONING
Bij een uitgestelde beloning zit er meer tijd tussen de beloning en het vrijwilligerswerk. Een mooi voorbeeld van uitgestelde beloning is deskundigheidsbevordering. Deze vorm van belonen wordt vaak onderschat, zo blijkt uit een studie van Marcel Hoogenboom (2010). Hij vergeleek de toestroom van vrijwilligers bij de Zonnebloem met die van Buitenhof, een organisatie die vakanties organiseert voor gehandicapten mensen. Bij Buitenhof moeten vrijwilligers eerst trainingen volgen. Uit de studie blijkt dat Buitenhof een wachtlijst heeft. Voor bepaalde groepen vrijwilligers, zoals hoger opgeleiden, blijkt beloning in de vorm van deskundigheidsbevordering aantrekkelijk.

WEDERKERIGHEID
Steeds vaker zien we in het vrijwilligerswerk een vorm van een vooruitgestelde beloning, gebaseerd op wederkerigheid. Het principe ‘ik doe wat voor jou omdat jij iets voor mij gedaan hebt’ is in het vrijwilligerswerk vertaald in ‘jij mag bij ons lid worden wanneer jij of jouw ouders vrijwilligerswerk doen voor de club’. In de gemeente Deventer wordt wederkerigheid ingezet voor kindplaatsen. Dit houdt in dat ouders met een laag inkomen in aanmerking komen voor een kindplek bij een kindcentrum. Ze hoeven daarvoor niets te betalen, maar de gemeente verwacht wel dat zij daarvoor een tegenprestatie leveren van gemiddeld 8 uur per week. En zo zijn er meer voorbeelden van wederkerigheid. Bijvoorbeeld voorlezen op school of een bardienst bij een sportclub. Ook de zorg voor iemand die hulpbehoevend is, geldt als wederkerigheid. Mensen regelen hun wederkerigheid zelf. De wederkerigheid wordt vastgelegd in een wederkerigheidsovereenkomst.

EN DE TEGENPRESTATIE?
Naar mate de beloning opschuift van wederkerigheid naar tegenprestatie  - en mensen voor hun levensonderhoud afhankelijk worden van het vrijwilligerswerk - krijgen steeds meer mensen moeite de inzet nog als vrijwilligerswerk te zien. De tegenprestatie zoals die in de Participatiewet verwoord is, wordt dan ook niet gezien als vrijwilligerswerk. In feite is dan ook geen sprake van beloning voor de tegenprestatie maar van een wettelijk vastgelegd recht.  

FEEDBACK ALS BELONING
Uit een studentenonderzoek van Vivian Hoogerwaard (2015) blijkt dat voor het behoud van vrijwilligers niet alleen erkenning van belang is maar ook een goede persoonlijke relatie, goed geïnformeerd worden, persoonlijke groeimogelijkheden, een billijke behandeling en goede feedback op het functioneren van de vrijwilliger. Uit deze studie komt naar voren dat vrijwilligers net als betaalde medewerkers goede feedback enorm waarderen omdat het de mogelijkheid biedt hun werk beter te doen waardoor ze zelf meer voldoening hebben en meer erkenning en waardering krijgen. Ook hier ligt een kans voor vrijwilligersorganisaties.

FEESTJE
Het erkennen, waarderen en belonen van vrijwilligers is dus meer dan het organiseren van een etentje of vrijwilligersfeest. Dat wil niet zeggen dat die niet belangrijk zijn. Feestjes worden vooral gewaardeerd omdat ze de vrijwilligers de mogelijkheid bieden om te netwerken en andere vrijwilligers te ontmoeten. Slechts een klein deel van de vrijwilligers vindt een presentje, kortingsbonnen of een geldelijke vergoeding belangrijk. Een overgrote meerderheid vindt te grote cadeaus en vergoedingen ongepast. Grote beloningen kunnen hun belangen schaden en hun intenties in twijfel trekken. Een onkostenvergoeding wordt niet als beloning gezien, maar als compensatie van de kosten die ze maken voor het vrijwilligerswerk.

KORTOM
Erkenning, waardering en beloning van vrijwilligers is maatwerk. Het begint met ‘dank je wel’ zeggen. Maar door rekening te houden met de intrinsieke motivatie van vrijwilligers, kan de juiste maat worden gevonden. En dat betekent dat de ene vrijwilliger een kerstpakket wil en de ander een training. Zo kun je verschillende vrijwilligers belonen én behouden.

REGELS OMTRENT ASIELZOEKERS EN STATUSHOUDERS IN EN BUITEN OPVANG.
WIE MAG VRIJWILLIGERSWERK VERRICHTEN?
1. Asielzoekers mogen vrijwilligerswerk doen. Hiervoor is geen tewerkstellingsvergunning (TWV) vereist. Wel toetst het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) of er sprake is van vrijwilligerswerk. Daarom heeft een organisatie een vrijwilligersverklaring nodig wanneer een asielzoeker er vrijwilligerswerk gaat doen.
2. Statushouders ( Asielzoekers aan wie asiel is verleend). Als een asielzoeker een verblijfsvergunning heeft, is er geen vrijwilligersverklaring meer nodig om vrijwilligerswerk te mogen doen. Op zijn verblijfsvergunning staat dan ‘arbeid vrij toegestaan, geen twv vereist’. Een vreemdeling die uitgeprocedeerd is of waarbij geen sprake is van rechtmatig verblijf mag geen vrijwilligerswerk doen.

UWV TOETST VRIJWILLIGERSWERK
De organisatie waarvoor de asielzoeker vrijwilligerswerk gaat doen, vraagt een vrijwilligersverklaring aan bij het UWV. Het UWV toetst of het vrijwilligerswerk aan bepaalde voorwaarden voldoet. Is dat het geval, dan geeft UWV de vrijwilligersverklaring af aan de organisatie. De eisen van het UWV aan vrijwilligerswerk zijn: - het werk is meestal onbetaald; - de organisatie heeft geen winstoogmerk; - de organisatie heeft ANBI status - het werk is goed voor de samenleving. Bijvoorbeeld werk in een buurtcentrum, of wandelen met ouderen. Een verklaring vrijwilligerswerk van het UWV wordt voor drie jaar verleend, is niet persoonsgebonden en geldt voor de door de organisatie beschreven werkzaamheden. Je hoeft dus geen nieuwe verklaring aan te vragen als andere asielzoekers hetzelfde werk gaan doen. Maar als u de asielzoekers andere taken wilt geven dan is er wel een nieuwe verklaring nodig voor die nieuwe werkzaamheden.
VRIJWILLIGERSWERK ZONDER VRIJWILLIGERSVERKLARING
Laat een organisatie asielzoekers vrijwilligerswerk doen zonder vrijwilligersverklaring van het UWV? Dan is er sprake van overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen. De organisatie kan dan een boete krijgen.

ONKOSTENVERGOEDING
Zowel statushouders en asielzoekers mogen €150,- p.m. aan onkostenvergoeding ontvangen en € 1500,- op jaarbasis.

Voorbeeld van vrijwilligersbeleid

Zeven voorbeelden van een vrijwilligerswerkovereenkomst